ZOOM SUR MME ALIMATOU SAADIYA DIOP, COORDONNATRICE ADMINISTRATIVE, IFPRI AFR
Pouvez-vous vous présenter en quelques lignes ?
Je m’appelle Alimatou Saadiya Diop, Mme Barry. Je suis Coordonnatrice Administrative au bureau régional de l’IFPRI à Dakar.
Je suis née, j’ai grandi et j’ai toujours vécu à Dakar, la capitale sénégalaise. Je suis de nature calme et plutôt timide avec les nouvelles connaissances mais très extravertie et taquine avec mes collègues et amis complices 😊 !
Quel est votre parcours et depuis combien de temps travaillez-vous pour l’IFPRI ?
A la base je suis titulaire d’un diplôme Master II en Marketing, Techniques de Vente et Sociologie Appliquée, obtenu à l’Institut Supérieur de Management de Dakar (ISM) en 2010. J’ai eu ma première expérience professionnelle au sein de l’ISM même, en tant que Coordonnatrice de programme pour les programmes de Licence. J’ai par la suite ralliée la SONATEL où j’ai travaillé pendant 3 ans et demi au Département de La Relation Client entre 2008 et 2011. Avec une équipe de 8 personnes, on était chargé de retenir les clients qui souhaitent résilier leurs abonnements. Assister les clients dans la recherche de solutions plus adaptées à leur profil, ou encore informer les clients sur les solutions possibles et pouvant contribuer à les dispenser d’une résiliation, faisaient parties de mes attributions. Le 1er Août 2011 j’ai rejoint IFPRI WCAO.
Donc cela fait 8 ans que je suis à l’IFPRI Dakar !!
Quelles sont vos principales missions au quotidien ?
Entre 2011 et 2014 j’étais principalement Assistante de Programme pour AGRODEP (African Growth and Development Policy) Modeling Consortium. A cet effet j’étais chargée d’organiser et de coordonner toutes les activités (séminaires, réunions, formations, recherche de nouveaux membres) du Consortium sous la supervision du Coordonnateur du réseau à l’époque, M. Ismael Fofana. Les activités étant organisées un peu partout en Afrique.
Aujourd’hui mes principales missions sont la coordination et les arrangements pour l'organisation d'événements spéciaux par le bureau (les tâches concernent l’émission des billets d’avion, les demandes de visa, les transferts aéroportuaires, déjeuners, réunions, conférences et autres sessions de formation, selon les besoins). Cette fonction comprend aussi la réservation de salles, l'organisation du matériel de réunion, le briefing concernant les exigences de présentation, la mise en place d'e téléconférences, la restauration et la prise / l'enregistrement et / ou la transcription des compte rendu de réunions, selon les besoins.
Dans le cadre de mes fonctions je suis également chargée d’établir des budgets pour chaque événement, faire le suivi et fournir un soutien logistique aux visiteurs, y compris la réservation de bureau / hôtel / transport.
Je continue toujours d’assister le consortium AGRODEP pour l’organisation de certains événements qui ont lieu chaque année. Mais depuis 2014 mes principales tâches logistiques et administratives au quotidien sont maintenant centrées sur la Division Afrique avec ses différents projets. Et en collaboration avec le Responsable Administratif et Financier du bureau, je m’occupe aussi d’aider notamment le personnel sur tous les aspects RH (ressources humaines : contrats de travail, Assurance santé, congés, stage, recrutement, affectation….)
Vous travaillez avec une équipe basée à Dakar et une autre dans les bureaux pays se trouvant en Afrique, Comment vous organisez-vous ?
En effet l’équipe administrative du bureau de Dakar travaille en étroite collaboration avec les autres collègues basés à la maison mère ou dans les bureaux pays. La coordination à temps et le partage d’information constitue les clés du succès de notre organisation. Les chercheurs et visiteurs qui se déplacent très souvent entre les continents et les bureaux sollicitent notre aide logistique à tout moment, aussi l’organisation de différents événements qui impliquent la participation de nombreux chercheurs basés partout requiert que nous travaillions en équipe, peu importe l’endroit où notre bureau est basé. Les outils et nouvelles technologies de l’information nous aident énormément et nous permettent d’être tous au même niveau d’information. La réussite notée dans toutes nos interactions relève de notre capacité à partager les informations, à travailler en équipe, à coordonner les actions logistiques et à faire le suivi des actions entamées jusqu’à la conclusion. Travailler en équipe, partager l’information et aller vers l’autre au besoin restent des valeurs sûres quand on veut mener à bien ses activités dans une Institution comme l’IFPRI.
Quelles sont, selon vous, les principales qualités que doit avoir un gestionnaire admin ?
Un collègue basé à Washington m’a, un jour, dit qu’un gestionnaire administratif doit être un « Miracle Worker », c’est-à-dire être prêt à faire des miracles, à relever tous les défis qui surviennent à tout moment. Les principales qualités qu’on pourrait citer ici seraient d’être une personne organisée, capable de cerner ses priorités, ses urgences et toutes tâches inopinées qui nécessitent une réaction rapide. Il faut avoir les compétences pour gérer de multiples activités, toutes urgentes, parce que dans ce milieu les demandes viennent de pratiquement tout le personnel du bureau. Il faudrait être apte à gérer le travail sous pression dans un environnement cosmopolite. Une grande capacité organisationnelle et une bonne connaissance de l’outil informatique sont très important et permettent de faire face aux challenges quotidiens !
Quel est le défi majeur que vous rencontrez dans le cadre de votre travail ?
C’est le fait de travailler dans un environnement multiculturel, d’interagir tous les jours avec des gens de différents horizons, et dans une langue (la langue anglaise) que je ne maîtrise pas forcément à la perfection - étant francophone et ayant toujours vécu dans un pays francophone - bien qu’au fil des années j’ai acquis les aptitudes à m’exprimer clairement en anglais. Néanmoins, cela reste un défi que je suis contente de relever chaque jour parce qu’il pousse à la perfection, à l’amélioration et à l’adaptation.
Qu’est ce qui vous plait le plus dans votre métier ?
Je dirai que c’est le fait de travailler avec d’autres équipes en dehors de celles de l’IFPRI, je parle notamment de nos partenaires au quotidien tels que les fournisseurs, les hôtels, les compagnies aériennes, les professionnels de la restauration etc. Notre carnet d’adresses s’en trouve élargi et c’est toujours une bonne chose que d’avoir des contacts un peu partout en cas d’urgence et de besoin, ça permet de régler pas mal de situations difficiles qui peuvent survenir quand on s’y attend le moins ! En administration, notre champ d’action est très élargi au fil des années car nous interagissons avec différents milieux professionnels.,
Qu’aimez-vous par-dessus tout ?
A la fin de mes journées de travail à l’IFPRI j’aime par-dessus tout rentrer, m’occuper de mon chez moi, faire le ménage, faire mes courses etc. étant donné que j’habite seule avec mon mari. J’aime aussi passer du temps avec ma famille et tous les vendredis soir j’aime faire du babysitting et m’occuper de mon neveu âgé de quelques mois que je chéris plus que tout et avec qui je partage le même jour d’anniversaire…
Votre dernier mot…
Comme disait l’autre " Se Réunir est un début, Rester ensemble est un progrès, Travailler ensemble est la Réussite" !
Soyons une équipe forte !
